1、确定主题和目标：在策划年会时，首先要确定年会的主题和目标，主题应该与公司的文化、业务和发展方向相符合，目标则是希望达到的效果和期望的成果。

2、制定预算：根据公司的需求和预算，制定详细的预算计划，包括场地租赁、餐饮、音响设备、节目表演、礼品等方面的费用。

3、选择场地：选择适合年会的场地，考虑场地的大小、设施、交通等因素，同时要确保场地能够满足活动的需求，如舞台、音响、灯光等。

4、策划活动流程：根据年会的主题和目标，制定详细的活动流程，包括开场、主题演讲、节目表演、晚宴、互动环节等，确保活动流程紧凑、有趣，能够吸引参与者的注意力。

5、邀请嘉宾和表演者：根据年会的主题和内容，邀请合适的嘉宾和表演者，嘉宾可以是公司内部的领导或员工代表，也可以是外部的专家或名人。

6、安排节目表演：根据年会的主题和活动流程，安排合适的节目表演，可以是公司内部的员工表演，也可以是请专业的表演团队进行表演。

7、准备物资和设备：根据年会的需要，准备必要的物资和设备，如音响、灯光、舞台、座椅、餐具等，确保设备的质量和数量能够满足活动的需求。

8、执行和监督：在活动当天，要确保所有的环节都按照计划进行，同时要有专人负责监督活动的进行，及时解决出现的问题。

9、后期总结：活动结束后，要进行后期总结，分析活动的成果和不足，为以后的活动提供经验和教训。

如果公司没有专门的团队来承办年会，可以考虑找专业的活动策划公司来承办，这些公司有丰富的经验和专业的团队，能够提供全方位的年会策划和执行服务，在选择活动策划公司时，要注意其资质、经验和口碑等方面。

年会策划承办需要考虑到很多因素，需要细致的策划和执行，只有做好充分的准备和规划，才能确保年会的成功和参与者的满意度。